A Política de Compras é um instrumento de definição das prioridades e de estruturação das regras para compras de mercadorias na empresa. Ao aplicar as ferramentas que a compõe, o empresário organiza o processo de compras e assim previne erros, desvios e desperdício de capital. Afinal de contas, perder dinheiro nunca é bom e sem organização, fatalmente pode acontecer de a empresa comprar mais de um item que a empresa já possui no estoque e deixar de adquirir justamente o que a padaria mais precisava.

As ferramentas de estruturação da Política de Compras ajudam o empresário a definir os itens de matéria-prima e revenda, os fornecedores, os mark-ups e preços de cada produto e a estratégia de reposição de mercadorias.

Como organizar uma política de compras?

O primeiro passo para organizar a Política de Compras é definir os produtos de revenda e de matéria-prima. Esse processo pode ser realizado com a ajuda dos funcionários que estão em contato direto com os clientes e com os produtos.

Uma funcionária do caixa, por exemplo, pode informar quais produtos de bomboniere são mais vendidos. Já o padeiro, no caso de uma padaria, pode dizer qual é a melhor farinha, e o confeiteiro, qual é o melhor chocolate.

Essas informações são muito importantes para definição do mix de produtos, dos fornecedores, do estoque máximo e da estratégia de reposição. Atenção aos itens a seguir:

1: Atenção às compras de rotina

Existem produtos de revenda que não podem faltar na empresa, e que frequentemente são fornecidos pelas indústrias, o que limita as opções de fornecedor. É o caso, por exemplo, dos refrigerantes e cervejas de marcas mais famosas, sorvetes e salgadinhos cujas marcas têm maior apelo, entre outros.

Esses itens compõem as chamadas compras de rotina, e sua reposição, por ser frequente, pode ser delegada a um funcionário da loja, como forma de agilizar o processo de recebimento.

2: Há produtos que são estratégicos

Nas empresas que fabricam produtos, como padarias e cafeterias, insumos como a farinha ou o café não podem ser trocados a cada semana. Essa prática mudaria a qualidade final dos itens e afetaria os resultados. Esses produtos são os chamados de estratégicos, e a relação com seus fornecedores deve ser próxima e de confiança.

3: Mantenha uma boa relação com os fornecedores

Um bom fornecedor pode colaborar muito com os resultados do negócio. Já um mau fornecedor pode gerar perdas significativas. Pontualidade, confiabilidade, preço justo e atenção no atendimento são algumas das características do bom fornecedor, e devem ser analisadas pelo empresário ao definir sua Política de Compras.

4: Recebimento de mercadorias

O processo de recebimento de mercadorias é um dos mais sensíveis do negócio, pois está sujeito a erros e quebras que afetam os resultados e o CMV. Treinar os profissionais sobre a Política de Compras é essencial para o bom funcionamento desse processo.

5: Preços

A Política de Compras também define os mark-ups e os preços de cada produto na empresa. Esse controle evita que as mudanças no preço de compra não deixem de ser repassadas ao preço de venda, e colabora assim para um bom resultado de CMV.

Não se engane! Uma Política de Compras bem estruturada ajuda demais a organizar o processo de reposição de produtos de revenda e matérias primas. E com isso a empresa previne perdas, desvios e desperdício de recursos. Além de colaborar para um bom resultado do Custo de Mercadoria Vendida - CMV. Dessa forma, esteja atento aos itens acima e cuide para que possa sempre realizar bons negócios na aquisição dos itens necessários ao funcionamento do seu negócio.