O negócio de panificação, alimentação e confeitaria tem suas especificidades, suas complexidades. Nem sempre é tão fácil fazer com que um processo funcione adequadamente, sempre é tempo de melhorar e tornar a execução das tarefas mais eficiente, principalmente por ser este um segmento em que as trocas de funcionários são grandes.

Pois bem, tão importante quanto inserir ações de melhora de processos dentro da rotina operacional é cuidar para que essas atividades sejam efetivamente bem realizadas e tragam evolução nos resultados. Dessa maneira, é muito importante que se adote rotineiramente uma monitoria do desempenho operacional.

A finalidade desse tipo de avaliação é desenvolver um olhar criterioso sobre cada área da empresa, verificando se as tarefas foram ou não realizadas e o quanto isso afetou (ou não) o negócio, além de direcionar intervenções e correções quando necessário.

Como avaliar o desempenho dos setores

Para fazer essa avaliação, define-se uma pontuação para cada ação desenvolvida nos diferentes setores. A soma dos pontos e sua relação percentual indicarão o nível de realização do setor e da empresa como um todo. Por exemplo, a ação bem executada pode ganhar uma nota “1” e a que não foi bem realizada ou não foi feita tem nota “0”.

Uma sequência ideal de verificação é realiza-la duas vezes ao dia, contemplando os dois turnos de trabalho de forma igual, manhã e tarde.

Pela manhã a verificação pode acontecer em torno de 9h, com objetivo de avaliar como os setores foram entregues para o responsável do turno e como os processos estão fluindo naquela parte do dia. No período da tarde, a análise pode ocorrer próximo das 15h, também buscando identificar como cada setor foi passado para o responsável do turno e como os processos estão sendo executados.

Os principais departamentos que podem ser avaliados são:

• Entrada da loja;
• Caixas;
• Pão Francês;
• Vitrines de produtos de fabricação própria;
• Mesa de pães especiais e salgados;
• Mercearia;
• Vascas;
• Lanchonete;
• Abastecimento de produtos de fabricação própria;
• Abastecimento de produtos revendidos;
• Marketing;
• Produção;
• Estoque/escritório.

Registre as informações que foram apuradas

Para que o levantamento não se perca, é bem interessante elaborar um check-list para ajudar na verificação diária. Este formulário deve obedecer ao perfil da empresa, contendo os setores existentes (podem ser todos da lista acima ou diferentes, dependendo de como ela trabalha). Para cada departamento deve-se estabelecer critérios de avaliação, conforme exemplo a seguir:

Definidos os setores que serão avaliados e os critérios, vale estabelecer quem percorrerá cada local para fazer os apontamentos. Há empresas que deixam isso a cargo de um estagiário ou de um funcionário do administrativo, outras preferem que um supervisor, gerente ou mesmo o proprietário seja o responsável pelas marcações. Não há regra geral, a atenção nessa função deve ser total, com a pessoa designada sendo orientada quanto à total isenção em sua avaliação. Uma recomendação importante é que o avaliador não seja o responsável por verificar o próprio setor em que trabalha, buscando ampla transparência nas observações.

Tudo verificado, vale criar uma planilha para inserir os dados levantados e arquivá-los, além de fazer as somas e percentuais de realização, por setor e da empresa como um todo. A partir daí é analisar bem e ver o que pode ser melhorado em cada setor. Veja um exemplo:

E para ajudar na visualização dos resultados, pode-se elaborar gráficos e comparar os números semanalmente, mensalmente ou em períodos definidos pela empresa, como no exemplo a seguir. O importante é sempre manter a rotina de verificação, para saber em que pontos da empresa há gargalos que precisam ser revistos e superados.

Outra ideia interessante é repassar o resultado das avaliações para a equipe, com objetivo de melhoria nos processos - de preferência, deve-se criar um painel operacional divulgando a avaliação.

É importante que a gerência monte estratégias e trabalhe esse monitoramento na busca de resultados. Se, a cada verificação for identificado um problema e este for superado ou se investir na melhoria de processos, ao longo do tempo a empresa terá suas rotinas mais bem definidas, com uma execução próxima do ideal, o que pode repercutir em ganhos na produtividade da equipe e em um melhor resultado operacional.