Pessoas são diferentes! Mas podem realizar uma mesma tarefa, ainda mais quando ela está organizada! Quando os procedimentos operacionais são padronizados, é possível ter o modo de realizar uma atividade uniformizado, servindo como guia e instrução de trabalho. Isso faz com que os funcionários não tenham dúvidas sobre como executar as tarefas, mantendo o padrão almejado pela empresa.

Mas quando pessoas diferentes tentam executar uma mesma tarefa, sem essa devida orientação, o resultado dificilmente será o mesmo. Isso vale tanto para o modo de preparar uma receita, quanto falar com um cliente ou exercer outro tipo de ati­vidade. Se não houver algum direcionamento prévio, cada um realizará a atividade con­siderando suas próprias habilidades, percep­ções, características e gostos pessoais. E quando o padrão é algo desejado e necessário em um local de trabalho, não haver qualquer orientação pode dificultar o alcance da excelência na tarefa.

Pensemos no tradicional cafezinho. O café ideal pode ser diferente para cada pessoa. Há quem goste dele sem açúcar. Existem os que preferem um café mais forte, ou mais fraco. Sem contar nas variações de café adoçado, com açúcar refinado, mascavo, adoçante, rapadura... Veja só, mesmo um produto simples possui diversas versões de preferência individual. E nas empresas, há o desafio diário de atender a essas preferências do consumidor, sem deixar que elas afetem a qualidade final do serviço ou produto.

Manter um padrão de execução das atividades, seja da elaboração de um sanduíche, de um atendimento ou das características dos produ­tos, é fundamental para empresas que desejem gerar identificação e interesse do seu consumi­dor. Quando encontram um produto ou serviço do seu agrado, o consumidor deseja voltar ao estabelecimento e adquirir os mesmo itens que lhe agradaram. Daí a empresa se torna uma referência. E havendo um padrão de atividades fica mais fácil conservar uma prática bem sucedida.

E o POP é para isso!

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é uma fer­ramenta fundamental neste sentido! Ele é um roteiro que serve como um orientador detalhado sobre o que é uma tarefa. As instruções contidas nele permitem a criação de um padrão nas ope­rações, de modo que todas as atividades se­jam executadas com constância de qualidade, independentemente do responsável por sua realização.

Esse método pode ser utilizado para documenta­ção e padronização tanto de itens básicos quanto para pro­dutos com nível de aprendizado mais elevado, que possuem mais detalhes e que podem ge­rar dúvidas para os funcionários responsáveis por sua produção. Quantos mais processos forem organizados, maior segurança a em­presa oferece para o consumidor. Isso pode ser percebido, por exemplo, em grandes redes que buscam padronizar até as características do ambiente em seus diferentes pontos de venda, apesar das variações de cada estrutura.

Interessante ainda é documentar todo o processo, de forma que seja algo a ser consultado constantemente. A documentação também auxilia no treina­mento permanente dos funcionários e facilita caso alguma etapa do processo necessite de correção. Com isso, sempre que um novo colaborador entra na empresa, ele conse­guirá executar a atividade da mesma forma que os demais, mantendo a referência independen­te de qualquer mudança na equipe. Por isso é importante que o registro da padronização seja de simples compreensão para que facilite a compreensão de todos, mesmo por quem não tem pleno do conhecimento das atividades.

Na construção do POP, não perca nenhuma etapa

Garantir a padronização de processos não é simples, mas traz muitos benefícios. Introduzir uma re­gulação das atividades pode gerar resistência por parte da equipe que tende a preferir executar as coisas como é acostumada. O processo precisa ser uma colaboração de toda a empresa para que o resultado seja alcançado com sucesso.

Para construir o procedimento padrão, acompanhe toda a realização da tarefa e construa um formulário detalhando todas as etapas, o mais detalhadamente possível. Para ampliar ainda mais a compreensão e referências futuras, registre tudo com fotos de todo o processo. Vale demais estar atento a tudo e não ig­norar nenhuma etapa, por mais simples que ela seja para que todos possam entregar o produto ou serviço da mesma forma e com qualidade constante.

Ou seja, o POP uniformiza o modo de executar a tarefa, além de documentar e descrever passo a passo o processo de produção, auxiliando no treinamento permanente dos funcionários e facilitando caso alguma etapa do processo necessite de correção.

Que saber mais?

Os Procedimentos Operacionais Padrão são importantes, mas tão essenciais como ele existem uma série de outras ferramentas e controles que podem ser realizados por sua empresa para alcançar níveis elevados de qualidade e eficiência na operação!

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