O recebimento de mercadorias é um dos processos que, embora possa parecer que não tenha grande impacto no sucesso da empresa, contribui muito para determinar a performance e qualidade de uma operação.

Ou seja, cabe atenção total a esse trabalho, uma vez que ele proporciona melhor gestão do depósito e estoque, reduzindo as perdas. A rotina de recebimento de produtos é extremamente importante para o controle do estoque e verificação da qualidade e quantidade real do que é recebido.

Para isso, é importante que a empresa tenha uma rotina definida para o recebimento e o armazenamento dos insumos. A recepção das matérias-primas, dos ingredientes e das embalagens deve ser realizada em área protegida e limpa; e devem ser submetidos à inspeção.

Situações comuns na entrega de matérias-primas

Algumas situações infelizmente são comuns na entrega, e a equipe de recebimento deve estar preparada para lidar com elas. As mais comuns são:

• Falta de produto.
• Produtos danificados.
• Produtos com prazo de validade curto ou vencido.
• Produtos diferentes do pedido.
• Produtos que não fazem parte do mix.
• Diferenças na embalagem.
• Erros nas unidades de peso, medidas e quantidades.
• Embalagens violadas.

Em qualquer desses casos, o funcionário deve providenciar a devolução parcial ou total dos produtos, com emissão de nova nota fiscal.

Como armazenar?

E com relação ao armazenamento, as matérias-primas, os ingredientes e as embalagens devem ser colocadas em local limpo e organizado, de forma a garantir proteção contra contaminantes.

A temperatura das matérias-primas e ingredientes que necessitem de condições especiais de conservação deve ser verificada nas etapas de recepção e de armazenamento.

As matérias-primas, os ingredientes e as embalagens devem ser armazenados sobre paletes, estrados e/ou prateleiras, respeitando-se o espaçamento mínimo necessário para garantir adequada ventilação, limpeza e, quando for o caso, desinfecção do local. Os paletes, estrados e/ou prateleiras devem ser de material liso, resistente, impermeável e lavável.

Orientações para o funcionário responsável pelo recebimento de produtos

Tanto o funcionário quanto o fornecedor/entregador devem conhecer as regras de recebimento de produtos da empresa, como forma de prevenção de desvios e fraudes.

Em resumo, os procedimentos são:

• Verificar a possibilidade de receber o entregador.
• Designar funcionários diferentes para fazer o pedido e receber os produtos.
• Receber um entregador de cada vez, mantendo a área neutra.
• Conferir pedido X produtos (quantidades, embalagens, validade, especificação do produto, marca, conteúdo comprovado).
• Conferir nota fiscal X formulário de pedido (conferir preço).
• Estando tudo certo, datar e assinar a 1ª via da nota fiscal do fornecedor.

Exemplos de como manter a indústria organizada

Depósito e área de manipulação:

• Produtos a granel devem ser acondicionados em potes com tampa, estando a data de validade bem à vista do responsável, de preferência no corpo do pote, e não na tampa, que pode ser confundida facilmente.
• Os potes devem ser identificados com etiquetas constando o nome do produto. Isso facilita e agiliza a manipulação.
• Colocar gavetas nas mesas e não se esquecer de identificar com etiquetas, informando quais tipos de utensílios há naquele espaço.
• Não se deve pegar as matérias-primas diretamente do saco, pois é anti-higiênico e ainda provoca sujeira e desperdício. O ideal é acondicionar os produtos em potes com tampa. Assim é possível limpar o pote por fora, o que não ocorre com o saco.
• Os produtos utilizados diariamente devem ficar (nos potes) na área de manipulação; os utilizados eventualmente devem ir para o depósito.
• Os sacos de farinha devem ficar em estrados, a uma altura de 25cm do chão, para evitar possíveis roedores e facilitar a limpeza.
• Colocar no depósito e na área de manipulação frases de conscientização contra o desperdício, do tipo: “Cada 40g de farinha no chão é o mesmo que jogar um pãozinho no lixo”.
• Afixar no depósito um quadro com a programação de reposição dos produtos. Esse procedimento colabora para uma boa comunicação interna entre os funcionários que utilizam os produtos e os responsáveis pela reposição, evitando assim possíveis desentendimentos e desperdícios.
• Ao receber as mercadorias do fornecedor, anotar na própria mercadoria a data de entrada para fazer o correto giro do estoque. Lembrar: o primeiro saco que entra/vence é sempre o primeiro que sai.

Área de Produção:

• Ter armários separados para guardar os utensílios de cada tipo de produto a ser fabricado (confeitaria, pão francês, salgados, etc.). Não se esquecer de identificar com etiquetas.

Área de Embalagem:

• Manter em local visível um quadro ou mapa com informações e ilustrações detalhadas de como utilizar cada tipo de embalagem.
• Afixar na parede um quadro com cada tipo de embalagem e as informações de qual produto deve ser colocado em cada pacote. Esclarecendo a utilização de cada embalagem, evita-se o desperdício, o funcionário fica sempre informado e facilita a reposição.
• Para acelerar a reposição correta, informar aos funcionários os possíveis nomes de como uma mesma embalagem é conhecida fora da padaria. Pode acontecer de os fornecedores darem nomes diferentes para uma mesma embalagem.

Armazenamento da farinha

O correto armazenamento dos sacos de farinha é essencial para proteger o produto de alterações prejudiciais à sua qualidade, como: aglomeração (empedramento), aparecimento de mofos, ataques de insetos e roedores, etc. O armazenamento adequado também é importante para que a farinha mature naturalmente, melhorando assim suas características de panificação.

Cuidados importantes com o armazenamento

• O local de armazenamento deve ser mantido limpo para não favorecer o surgimento de insetos e roedores.
• A sala ou armazém deve possuir aberturas que permitam a ventilação, evitando excesso de calor e focos de ar saturado de umidade.
• As janelas do armazém devem ter telas do lado externo para impedir a entrada de insetos.
• O local deve receber luz solar, mas os raios não devem incidir diretamente na farinha.
• As paredes e o piso do armazém devem ser impermeabilizados, para evitar transferência de umidade para a sacaria.
• Os sacos devem ser colocados sobre estrados que tenham pelo menos 25 centímetros de altura do chão.
• Os paletes, estrados e/ou prateleiras utilizados devem ser de material liso, resistente, impermeável e lavável.
• O espaço entre a parede e a pilha de sacos deve ser de, no mínimo, 45 centímetros.
• As pilhas devem ter no máximo 16 sacos de 25kg empilhados. Pilhas muito grandes impedem a ventilação e o arejamento do produto. Alturas maiores que 20 sacos favorecem a compactação e aglomeração do produto, além de também dificultar o arejamento.
• As pilhas devem ser feitas, se possível, próximas à parede que não receba diretamente raios solares e longe do calor do forno.
• A temperatura ideal do ambiente deve ficar em torno de 20ºC. Se não for possível a manutenção da temperatura interna no nível ideal, sugere-se o seu acompanhamento para que valores críticos não sejam alcançados.

Recomendações

Armazenamento e Distribuição

• O pessoal da armazenagem e distribuição deve ser treinado em BOAS PRÁTICAS DE FABRICAÇÃO e cumprir as recomendações.
• Os edifícios e instalações das matérias-primas, materiais de embalagens e produtos terminados devem ser de acordo com as especificações.
• As práticas de limpeza e manutenção, assim como um programa geral de sanitização e controle de pragas devem ser levados a efeito, de forma contínua, em todos os armazéns e centros de distribuição.
• Ao transportar, mover, manejar ou armazenar os insumos, danos físicos (rasgos, rupturas, quebras, etc.) devem ser evitados. Estes danos podem ocasionar vazamentos ou contaminações que contribuem para a criação ou origem de condições não sanitárias.
• O armazenamento de insumos deve ser efetuado sobre estrados em bom estado e nunca em contato com o piso.
• Os estrados, caixas e materiais danificados devem ser retirados da área de armazenamento.
• As cargas devem ser inspecionadas visualmente antes do descarregamento para verificação de anormalidades.
• O veículo de transporte não deve apresentar a menor evidência de presença de roedores, pássaros, vazamentos, umidade, matérias estranhas e odores desagradáveis. Deve estar, ainda, em boas condições e não apresentar buracos, rachaduras ou frestas.
• As matérias-primas e produtos terminados devem ser armazenados no mínimo 50cm distantes das paredes para permitir acesso às inspeções, limpeza, melhor arejamento e espaço para as operações de controle de pragas.
• As passagens adjacentes às calçadas ou paredes devem ser mantidas livres e limpas para facilitar o controle de pragas.
• Adotar e implementar procedimentos efetivos para manter a adequada rotatividade dos produtos armazenados (PEPS-FIFO).
• Produtos tóxicos ou que exalem odor não devem ser armazenados ou transportados com produtos alimentícios ou seus insumos.
• Nas câmaras frias, deve-se evitar o acúmulo de gelo e obstrução dos difusores de ar, estabelecendo programa de descongelamento, limpeza e manutenção.
• Todos os EPI’s necessários (roupas apropriadas, botas, luvas, máscara) devem ser fornecidos para a manipulação de produtos nas câmaras frias.
• A demarcação do piso com linhas e numeração, bem como das estantes, é necessária.
• As pilhas devem manter a linearidade vertical e horizontal; os blocos de estrados devem ser os menores possíveis e a distância entre os mesmos deve ser de, no mínimo, 50cm.
• Produtos avariados devem ser retirados e a área limpa imediatamente.
• Os produtos devem estar armazenados de forma a não receber luz solar direta.
• As portas devem ser mantidas fechadas.
• As plataformas movediças, empilhadeiras e os carros elétricos ou manuais devem ser mantidos limpos e em bom estado.

Com todos estes cuidados, certamente sua empresa evitara vários problemas quanto ao recebimento e armazenamento das matérias-primas, o que, certamente faz diferença (positivamente) ao final do mês.