Se alguém lhe perguntar, você saberia responder de bate-pronto qual a sua média de resultado, da sua produtividade? Conhece a rotina de trabalho da sua equipe? Enquanto leu estas poucas linhas você soube responder mentalmente a isso?

Conhecer a própria empresa e cuidar dela no dia a dia envolve uma série de desafios. O atendimento ao cliente, a manutenção do quadro de pessoal, a verificação da concorrência, acompanhar o sur­gimento de inovações e as mudanças de mercado ou nas legislações vigentes. Esses inúmeros fatores podem alterar com­pletamente o que acontece dentro da padaria e demandam a atenção e o controle contínuo por parte do empreendedor.

E como gerenciar o negócio?

Executar todas as ações listadas acima (e muitas outras) significa gerenciar o negocio. Isso envolve planejar o trabalho, execu­tá-lo, verificar se há erros e fazer correções quando necessário. Implica conhecer as ações e/ou causas para atingir as metas propostas. No dia a dia, tais processos permitem entender melhor o fun­cionamento da organização, eliminar proble­mas ou encontrar novas soluções e inovações de forma definitiva.

Pois bem. A fim de alcançar algum resultado a partir do geren­ciamento é fundamental a análise e quantifica­ção dos processos. Vale demais ter consciência do papel de cada setor, da função profissional ou etapa de produção para a qualidade dos produtos, da qualidade dos produtos e do atendimen­to aos clientes, além do resultado comercial.

Isso ajuda na compreensão de cada serviço, se eles atendem diretamente uma necessidade dos clientes, os satisfazem indiretamente e ajudam a aumentar o fluxo de clientes, se estão disponíveis a preços competitivos ou têm custos que permitem lucros. Com o mapeamento da situação da empresa, cabe uma análise, identificar os garga­los que possam estar impedindo o seu crescimento e buscar alternativas.

Gerenciando novas rotinas de trabalho

A implantação de uma nova rotina ou a troca de equipamentos também precisa ser bem analisada e planejada. O processo pode en­volver o público externo ou interno da empresa e todo processo de mudança pode provocar di­ficuldades que afetem seu funcionamento. Para tanto, or­ganizar o funcionamento do negócio é um caminho. É preciso envolver todos os afetados pela solução, determinar a execução de tarefas específicas e sua ordenação, prever recursos necessários a cada ação, indicar o responsável e o tempo para a conclusão.

Sem uma definição exata do que fazer e uma meta para alcançar, muitas vezes não há uma conclusão definitiva da questão sem um resul­tado objetivo para a empresa.

E de maneira que uma solução seja definitiva e não se perca com o tempo, é interessante que se tenha um processo de medição e controle de sua apli­cação. Para identificar os resultados é preciso saber o que será esperado em cada estágio de implantação do novo processo e escolher os métodos de avaliação. Avaliar constante­mente permite a empresa ter consciência se tudo está funcionando conforme o programado.

Caso o problema persista ou tenha surgido ou­tro, todo o processo de análise e otimização deve recomeçar. Se o obstáculo for eliminado, deve-se passar para outra carência, até que to­das sejam resolvidas. Quando isso acontecer, é hora de enfrentar outros desafios e estabele­cer novo patamar para a situação desejada. O processo de aperfeiçoamento não para nunca.

Principais pontos de uma gestão estratégica

A gestão estratégica das operações possibilita medir o desempenho e avaliar os resultados, custos, produção, produtividade, oportunidades, ameaças, entre outros aspectos, tornando mais fácil a condução do negócio. Alguns pontos desse processo são:

• Definição da rotina de atividades: para isso vale selecionar uma equipe composta por pessoas que realizem to­dos os processos da empresa no dia a dia, desde a produção ao contato com cliente para levanta­mento das rotinas.
• Identificar os processos realizados na empresa:
  • Estrutura organizacional, as atribuições de cada área.
  • As tarefas executadas.
  • Os equipamentos e insumos utilizados.
  • O tempo gasto e pessoas envolvidas nas atividades.
  • Indicadores de desempenho e ferramentas utilizadas em seu gerenciamento.
• Avaliar as prioridades: a partir dos dados analisados, a empresa pode definir quais as suas prioridades. Use essas cinco perguntas para delimita-las:

               1. Qual a gravidade da situação (extremamente grave, muito grave, grave, pouco grave, sem gravidade)?

               2. Que efeitos surgirão no longo prazo, caso o problema não seja corrigido?

               3. Qual o impacto do problema sobre as coisas, pessoas e resultados?

              4. Qual a urgência de se eliminar o problema? – A resposta indicará o tempo disponível para resolvê-lo.

               5. Qual o potencial de crescimento do problema? Crescerá, diminuirá ou desaparecerá por si só?

• Realizar as melhorias: tendo os resultados em mãos e a definição dos gargalos, a empresa pode desenvolver um trabalho mais prático para a solução do problema com o levantamento de ações possíveis para suas principais dificuldades e as oportunidades de melhorias dos processos.
• Monitorar: depois da execução de uma iniciativa que tenha como objetivo resolver os problemas da organização é preciso monitorar constantemente as informações para ter ciência se foi possível resolver seus gargalos e/ou se existem demais questões prejudicando a organização.

Lembre-se que essas ações são constantes e requerem atenção diária! Por isso, esteja sempre atento à rotina de operação da empresa, além de buscar aperfeiçoamento constantemente. Com a dinâmica acelerada de mudanças e inovações, a capacitação gerencial deve ser continua! Sucesso!