Perder dinheiro é algo que nenhum empresário gosta sequer de cogitar, não é? Para que isso não aconteça é fundamental que haja um adequado controle da movimentação financeira. é uma ação que ajuda demais a manter todas as informações financeiras da empresa atualizadas e sob controle. O que evita desvios de dinheiro de forma segura e permite a organização do planejamento financeiro para alcance de metas.

Mas como tratar isso no dia a dia?

O primeiro passo para que as ferramentas de controle de movimentação financeira funcionem dentro da empresa é o completo apoio por parte dos proprietários. Se você, proprietário, não acredita que controlar o financeiro é importante, a empresa estará sempre desprotegida contra desvios por parte de funcionários, fornecedores e clientes mal-intencionados.

Os controles de movimentação financeira são simples de executar, mas exigem rotinas bem estabelecidas, atenção e muita disciplina por parte de todos os envolvidos. É fato que a dedicação traz retornos incalculáveis para a saúde financeira do negócio. Além de prevenir prejuízos e desvios, os controles proporcionam a independência financeira da empresa, que passa a ser capaz de planejar e alcançar suas metas.

Como usar ferramentas de controle da movimentação financeira

Basicamente, utilizar as ferramentas de controle do movimento financeiro exige apenas uma atitude fundamental: registrar as informações, assim que elas acontecem, seja numa planilha, no sistema informatizado, o importante e que haja acompanhamento.

Diferentes ferramentas são utilizadas para verificar toda a movimentação de dinheiro dentro do negócio. Veja algumas:

• Acerto de Caixa: o acerto de caixa é o registro dos valores recebidos pela empresa em vendas diretas, durante o período de trabalho de cada caixa. O documento também registra o funcionário responsável, os valores entregues em troco, e as retiradas de dinheiro – as chamadas sangrias.
• Movimentação do Caixa Central: o controle do financeiro da empresa começa nos caixas de atendimento ao cliente e deve ser obviamente estendido ao Caixa Central. Essa ferramenta permite que o proprietário conheça sempre a situação financeira da empresa, e confira informações para identificar erros e desvios.
• Conciliação Bancária: A conciliação bancária é um controle simples e de muita importância para as operações financeiras da empresa. Por segurança e para dar liquidez ao dinheiro que entra, o ideal é manter a maior parte sempre no banco. Para isso, controlar o dia a dia da conta é uma rotina necessária e essencial.
• Controle de Cheques Pré-datados: o controle de cheques pré-datados é muito importante para manter o financeiro organizado. Tanto os valores que entram quanto os que são emitidos podem se perder com o passar dos dias, se não houver acompanhamento. Se a empresa deixa que isso aconteça, pode entrar no cheque especial ou deixa de contabilizar um pagamento recebido, e assim perde o controle sobre a própria situação financeira.
• Contas a Pagar: serve para registrar os títulos a pagar para a previsão de caixa e apuração de capital de giro. O controle sobre as contas a pagar é crucial para a saúde financeira da empresa. Honrar compromissos com fornecedores, funcionários e outros públicos deve ser uma das prioridades, se o objetivo é viabilizar a operação. Mesmo que a empresa esteja em situação difícil, o controle é importante para orientar possíveis negociações.
• Títulos a Receber: O controle de títulos a receber é muito importante para as empresas que desejam oferecer a alternativa de compras a prazo para seus clientes. Essa é uma forma interessante de fidelizar e cativar clientes, porém quando mal gerenciada pode trazer grandes perdas para a empresa.
• Previsão de Caixa: O dia a dia do setor financeiro da empresa depende da organização de processos como a previsão de caixa. Saber o que a empresa tem a pagar e receber é o mínimo para garantir tranquilidade na operação. A ferramenta de previsão de caixa reúne todas as informações necessárias para que o financeiro funcione de forma correta. Por isso, manter esse registro atualizado deve ser uma das principais responsabilidades do setor administrativo da empresa.

Não deixe de fazer esse acompanhamento, assim você terá sempre um retrato fiel do que efetivamente acontece com o dinheiro que entra e sai do negócio! Assim estará se prevenindo de sustos com perdas, compras mal feitas ou desvios. Alguém mal-intencionado pode fazer desvios em doses homeopáticas e constantes. Mensalmente pode ser difícil notar a falta do dinheiro, mas a quantia pode ser assustadora ao final de um ano. A única forma de perceber e agir contra atitudes como essa é saber o que está acontecendo, centavo a centavo. Concorda?

Importante também é repassar a importância dessa atuação para a equipe que está com você no setor financeiro ou administrativo.

Com todo o pessoal trabalhando junto e afinado, fica mais fácil (e transparente) a verificação da real situação da empresa, guiando a empresa na tomada de melhores decisões. Faça sempre estes controles!