Você contratou um funcionário que parecia competente e tinha habilidades para desempenhar as funções do cargo. Mas, passados alguns meses, o desempenho profissional está abaixo do esperado. É um tal enviar relatórios incompletos (ou pior, errados) que não tem tamanho. Prazo? Nem pensar. O pior é que o baixo desempenho está puxando para baixo os resultados da equipe. E você, que é gestor, fica diante da decisão difícil: demitir parece mais simples, mas é preciso começar de novo o processo de busca de um profissional, currículos, entrevista – tudo muito trabalhoso e custoso para a empresa.

Para ajudar nesse dilema, a empresa de recrutamento e recursos humanos Insperity View fez uma lista de medidas que um gestor pode tomar antes de decidir demitir um empregado. Afinal, parte importante do processo é proteger seu negócio e sua empresa de possíveis processos trabalhistas no futuro. 

Documentar tudo é importante. Se algo não está escrito, há sempre a possibilidade de o funcionário argumentar que não aconteceu. Mesmo anotações informais de uma conversa em um bloco de notas podem ser úteis e consideradas documentos. Anotar mudanças, datas, horários e outros detalhes pode ajudar a defender a decisão de demitir o funcionário. Enviar um e-mail relatando o que foi dito em uma conversa ou reunião também pode ser uma boa estratégia.

Para cada cargo, você deve ter uma descrição das expectativas, funções e responsabilidades exigidas pela vaga. Isso é importantíssimo para que fique claro para o funcionário e para outras pessoas da empresa o que é esperado da função. Também é possível acrescentar na lista o que cada empregado precisa ter para ser bem-sucedido em cada posição, e o que é essencial para que o profissional possa cumprir suas obrigações. Lembre-se que as expectativas dos funcionários nem sempre são as mesmas da chefia, por isso vale o que está na descrição. Definir com clareza o papel e as funções de cada um torna mais fácil apontar e corrigir eventuais problemas.

Tanto os novos empregados quanto aqueles que estão na empresa há mais tempo precisam ser direcionados. Por isso, é importante dar feedbacks informais aos funcionários, destacando tanto os acertos quanto os erros de cada um. Pense como um técnico de futebol, que elogia uma boa jogada, mas também aponta os furos da defesa. Os profissionais precisam desse feedback para entender o que estão fazendo bem e em que pontos precisam melhorar.

Semesmo com muito direcionamento e feedback ainda há problemas, está na hora de desenvolver um plano para melhoria de desempenho. O plano deve apontar especificamente quais são os problemas, estabelecer objetivos detalhados como prioridade e colocar em prática.

Esse método pode ser útil, especialmente, se o problema tem relação com habilidades do funcionário. Por exemplo, se ele costuma entregar relatórios com erros gramaticais e de digitação, o gestor pode pedir que ele faça um curso online pelos próximos 30 dias, e que use ferramentas para conferir ortografia e gramática, antes de entregar os relatórios. Para checar o progresso, os dois podem sentar para reuniões semanais. O importante é estabelecer um prazo razoável para que o funcionáril alcance o objetivo proposto.

Aqui também vale o primeiro item da lista – documentar tudo. O gestor deve enviar um e-mail pedindo que o funcionário confirme que entendeu o que é esperado dele. Se o aconselhamento foi feito de forma informal, vale enviar um e-mail perguntando como está o andamento do plano.

Se a situação estiver realmente complicada – direcionamento, feedback e treinamento falharam –, é possível fazer aconselhamento por escrito. A medida é similar ao plano de melhora de desempenho, e o gestor deve destacar quais atitudes o funcionário precisa corrigir. Aqui é importante deixar claro quais pontos devem melhorar e deixar claro como o profissional pode alcançar o nível esperado.

O texto deve ressaltar que é necessário que a melhora seja imediata, perceptível e consistente. Após discutir os pontos apresentados com o funcionário, o gestor deve pedir que ele assine o documento. Isso não significa que o empregado precisa concordar com o que está documentado, mas a assinatura indica que ele recebeu o aconselhamento.

Mesmo depois de todos os esforços, o funcionário ainda não apresenta a melhora necessária? A última opção que resta é demitir o empregado. Nessa fase, o gestor já deve ter claramente documentado o que fez para ajudar a melhorar o desempenho do funcionário.

As demissões com base em mau desempenho nunca devem ser uma surpresa para o empregado. Antes da demissão, o gestor deve ter todo o processo documentado, antes de consultar o setor de recursos humanos ou um consultor em direitos trabalhistas.

Ao demitir funcionários, a honestidade é a melhor estratégia. Durante a conversa é importante relatar os esforços, mas explicar em que pontos o funcionário ficou aquém das expectativas. E nada de disfarçar a demissão, dizendo que se trata de corte de gastos. Dessa forma, o funcionário poderá se aprimorar para outras vagas no futuro.

Quanto ao melhor momento para demitir o funcionário, não há consenso. A conversa nunca é fácil, mas alguns horários são menos desejáveis que outros. Os consultores de Recursos Humanos acreditam que sexta-feira, por exemplo, não é um bom dia porque a pessoa terá de lidar com a nova realidade durante o fim de semana. Em geral, no início da semana, e no início do dia, são considerados momentos melhores para se demitir.