Muitas empresas têm verdadeira obsessão pela redução de custos. A princípio, isso pode parecer muito positivo. Trata-se de uma preocupação vital em épocas como a atual, em que as vendas diminuem, e esse cuidado torna-se um fator essencial para a sobrevivência nos negócios.

Mas a forma como isso é buscado pode ser preocupante. Há uma forma questionável de gerar redução de custos. E há também uma maneira muito mais produtiva de se pensar e fazer isso. São duas formas diferentes de se conseguir esses mesmos benefícios.

A grande diferença é, por um lado, pensar na redução de custos como um “fim em si próprio”, como um objetivo a ser cumprido sem se preocupar em “como fazer” e sem entender claramente as consequências e os impactos futuros que isso poderá gerar.

Por outro lado, há a forma de pensar a economia de custos como uma “consequência” de atividades de melhoria de processos e de resolução de problemas, com o objetivo de eliminar desperdícios e de agregar valor para os clientes. Assim, gerando, igualmente, reduções de custos – mas como um resultante.

A diferença de abordagem é substancial. E muitas empresas pegam o caminho errado, às vezes mais fácil, para se fazer isso. Pressionadas pelas dificuldades de mercado ou obcecadas pelos lucros, saem cortando tudo o que podem. E muitas vezes o que não devem.

Cortam pessoas, baixam a qualidade mínima das matérias-primas, cortam processos fundamentais de qualidade, diminuem a quantidade de produtos em suas embalagens, pressionam seus fornecedores, atrasam pagamentos, reduzem preocupações com segurança e meio ambiente etc. Isso sem falar daquelas companhias que muitas vezes, baseadas em seus valores e princípios, partem mesmo para os “crimes”.

Claro que tudo isso tenderá a diminuir custos. Mas é óbvio que também vai gerar uma série de externalidades negativas. Pode deixar precários os produtos, descontentar clientes, afetar a reputação da empresa, quando não gerar investigações e processos criminais. E não vai ajudar a orientar a companhia para atender as necessidades reais de seus clientes, o que deveria ser o propósito da organização.

É muito melhor, então, pensar em redução de custos como uma consequência e não como um fim em si próprio.

Por exemplo, focalizando nos processos e atividades, eliminando os desperdícios que ocorrem por todos os lados. São desperdícios que existem de todas as formas: de tempo, de vários tipos de recursos, como pessoas, equipamentos, instalações, conhecimento, espaços etc.

Desperdícios que muitas vezes as empresas não são capazes de enxergar. Mas que, lá na ponta final, geram custos absurdos, sem agregar qualquer tipo de valor ao cliente.

É, então, fundamental pensar que cotidianamente todos na organização precisam ser estimulados a terem um olhar crítico sobre os processos que ocorrem na empresa, visando enxergar desperdícios e eliminá-los.

Fazer isso com a finalidade de tornar os processos mais rápidos, mais agregadores de valor, para que o cliente se beneficie e fique fiel.

Veja que a finalidade principal aqui é tornar a companhia melhor para seus clientes. Com processos mais eficazes, com menos desperdícios, numa empresa feita por pessoas que se sentem satisfeitas com seu trabalho, pois percebem que estão sempre buscando agregar valor no que fazem. E que não gastam tempo em atividades sem sentido.

Se isso for feito, pode ter certeza de que haverá uma importante consequência: uma forte redução de custos. Cada atividade de melhoria deve ser entendida claramente por todos os colaboradores.

Cuidado em achar que cortar custos significa fazer melhorias. A razão real para fazer melhorias deve ser maximizar o valor com o propósito de crescer o negócio.

Muitas empresas ficam impacientes para ter resultados em seus esforços de melhorias, e os resultados precisam ser financeiros, principalmente em reduções de custos. Assim, redução de custos torna-se uma expectativa e um objetivo frequente em processos de melhoria, até mesmo tendo por base os princípios lean (enxutos).

A alta administração acaba pressionando para ter resultados imediatos e rápidos. Mas focalizar principalmente em reduções de custos como meta de suas atividades de melhorias pode frustrar. Muitas ações de melhoria resultam em evitar custos, mas não “aparecem” como reduções de custos. Assim, muitas vezes não são tão admiradas.

A conta mais fácil de fazer e um dos custos mais fáceis de calcular é o custo de mão de obra. Portanto, a eliminação do número de colaboradores é sempre facilmente vista como grande objetivo e benefício.

Mas se deve evitar baixar o moral, que é o que mina o sistema de melhoria e de envolvimento das pessoas, algo tão fundamental para eliminar desperdícios e agregar valor.

O foco no propósito, no cliente, no valor e no desperdício trará melhorias que terão como consequência a redução de custos. Essa é a diferença entre pensar a redução de custos como uma consequência e não como um fim.

Pense nisso quando estiver analisando sua “planilha de custos” da empresa, procurando onde mais “fazer cortes”. Ou quando estiver começando ou reforçando suas atividades de melhoria continua. Olhe mais para seus processos reais e se pergunte em que os clientes estão efetivamente sendo atendidos. Garanto que os custos baixarão substancialmente.

Trocar a obsessão pela redução de custos pela obsessão pela eliminação de desperdícios fará toda a diferença no enfoque das ações tomadas, criando uma empresa mais orientada para o valor, para os clientes e engajando seus colaboradores nessa jornada.