Em um mundo ideal, o melhor controle de estoque é aquele que se ajusta à demanda real dos clientes, o que permitiria que a empresa pudesse investir seu capital ao invés de deixá-lo ocioso em forma de mercadoria parada nas prateleiras. O problema é que esse mundo ideal não existe, devido à absoluta imprevisibilidade da demanda exata, principalmente ao se tratar do varejo.

Tem-se assim o grande dilema do comércio: sem estoque para atender o cliente imediatamente, a empresa o perde para o concorrente, inclusive comprometendo sua imagem no mercado. Por outro lado, a aplicação demasiada de recursos na formação de um estoque muito robusto certamente comprometerá o caixa, entre outros aspectos do negócio.

O analista técnico do Sebrae, Vagner Alexandre Teixeira, concorda que um estoque muito alto é tão prejudicial às finanças de uma empresa quanto a falta dele. “Dessa forma, o empresário precisa se atentar ao controle de estoque deforma ininterrupta, inventariando corretamente os produtos e finalizando as vendas para entender o seu ciclo e efetuar os ajustes necessários”, explica.

É o que busca fazer Renan Superti Vaz, 28 anos, gerente comercial da Agroline, loja física e virtual de produtos veterinários sediada em Campo Grande. Ele trabalha com o gerenciamento de estoque baseado no histórico das vendas, abrindo mão do controle analítico somente quando realiza campanhas promocionais de produtos específicos ou em condições muito diferenciadas.

“É importante ter muita cautela ao fazer as programações de compra. No nosso caso, se antes a programação era trimestral ou até semestral, hoje pensamos no máximo em dois meses e, assim, não corremos o risco de ficar com muito estoque parado”, relata Renan, complementando: “Porém, não podemos fazer uma redução muito grande, pois sem estoque também não vedemos”.

Controle de estoque por demanda

Tanto Vagner quanto Renan salientam que a ideia de estoque por demanda depende muito de cada negócio, mas que geralmente se trata de uma ilusão devido ao imediatismo das vendas no varejo, com uma certa exceção no comércio eletrônico. “Até conseguimos comprar semanalmente de alguns fornecedores locais, mas a grande maioria dos nossos fornecedores é de outros estados, o que impossibilita o estoque por demanda”, conta o gerente comercial.

Ele ressalta ainda que, para não correr o risco de perder vendas por falta de produtos, concentra-se em outros aspectos do negócio, como custos do frete, descarga, taxas de cartões, entre outros. “Também investimos muito no relacionamento com os fornecedores para negociar prorrogações de duplicatas e até devoluções ou trocas de produtos cuja saída não é a esperada”, relata.

Investigação e planejamento

Para Vagner, uma gestão de estoque eficiente e adequada ao negócio passa invariavelmente por muito planejamento das compras. E isso demanda, conforme ele, a investigação e checagem diária dos
processos de venda, assim como o controle operacional e financeiro, juntamente com as estratégias de marketing, pois todos esses processos estão conectados.

O analista recomenda que o empresário estude e encontre um ou mais modelos de gestão de estoque que melhor se adequem à realidade do seu negócio. Um dos métodos sugeridos é o inventário rotativo, processo de recontagem física e contínua dos produtos que visa aumentar a precisão dos estoques. Esse método exige a contagem numa frequência pré-determinada (diária, semanal, mensal), organizada em períodos cíclicos conforme a demanda de cada negócio.

Muito importante também, como lembra o Vagner, é investir na localização, armazenamento adequado e organização dos produtos no estoque para evitar que estes sejam danificados durante o manuseio. Para classificar os estoques de forma eficiente, ele sugere a adoção de algumas ferramentas e técnicas como a Análise ABC, o Ciclo de Contagem e o 5S.

Qualificação para o timing de vendas

Além da experiência que o empresário ou gestor adquire com o tempo no negócio, olhando o próprio cenário passado da empresa e considerando as sazonalidades e as datas comemorativas, Vagner recomenda o constante a qualificação e atualização de conceitos. “A junção desses dois fatores dará ao gestor o conhecimento sobe o timing de vendas, ou seja, o momento certo de fazer uma promoção para queimar o estoque velho e comprar um novo”, exemplifica.