Nas empresas de panificação e confeitaria trabalha-se bastante com o conceito de padronização na execução das atividades. Organizar a sequência de tarefas ajuda a construir um modelo de execução que, quando bem executado, faz com que a qualidade final de produtos e/ou serviços seja aquela desejada pela empresa e buscada pelo cliente.

Alcançar um padrão faz com que se mantenha as mesmas características, por exemplo, de aparência e sabor do produto, assim como as mesmas propriedades do serviço prestado pela padaria, seja a referência enquanto simpatia, rapidez, eficiência ou outra qualidade. Essa padronização conquista o cliente e o fideliza, pois ele tem a tranquilidade de sempre encontrar nessa padaria as características que o agradam.

E essa preocupação se estende ao atendimento ao cliente. Também na área de vendas ou por canais virtuais,

é imprescindível que cada uma das atividades seja padronizada, mantendo a mesma rotina diária, com as mesmas características, para garantir a excelência no atendimento. Em princípio, as atividades setorizadas devem ser devidamente registradas em forma de manual, disponível para consulta de toda equipe sempre que houver dúvidas ou para treinamento quando um novo funcionário for admitido.

Objetivos de se padronizar atividades

Podemos dizer que os principais objetivos da padronização são: uniformizar o modo mais eficaz de executar as tarefas, para que todos os empregados trabalhem de forma a garantir a qualidade do serviço; possibilitar que os funcionários de um setor conheçam o trabalho de setores diferentes dos seus, podendo assim fazer rodízio de funções; retirar dúvidas de funcionários sobre atividades da empresa, evitando com isso perda de tempo e desperdícios.

Benefícios de se padronizar as tarefas

E dentre os benefícios da padronização estão: trazer informações fáceis e rápidas para a equipe, a qualquer hora; auxiliar na redução dos desperdícios, reduzir a ocorrência de dúvidas sobre os procedimentos, ampliar a percepção e conhecimento da rotina por toda a equipe, evitando gargalos.

Vale investir na capacitação da equipe para obter o padrão de atendimento necessário

Quando se fala em padronização na área de vendas de uma padaria, o foco está na maneira de executar as tarefas e realizar o atendimento. O processo de padronização dessas atividades exige treinamento - que deve ser realizado regularmente, seja para introdução de um novo funcionário à função oferecida ou mesmo para fixação da forma como as atividades são executadas.

E depois que o novo funcionário for treinado, ainda é importante que suas atividades sejam monitoradas e avaliadas. É por meio das avaliações que é possível detectar o nível de habilidade de cada um em sua atividade, realizar remanejamentos de funções e aproveitar da melhor forma possível as aptidões de cada funcionário.

Veja a seguir um exemplo de uma ferramenta de acompanhamento, que pode ser utilizada pela gerência da empresa para avaliar a equipe. Nessa avaliação são identificadas as capacidades e habilidades de cada funcionário da loja, fazendo com que eles sejam aproveitados numa função em que estejam mais aptos, ficando ali nos horários compatíveis. Nessa avaliação também é possível identificar quem precisa de capacitação.

Considerando que a pontuação atribuída à equipe vai de “0” (menor nota) a “5” (maior nota), veja nesse exemplo, que o funcionário José recebeu uma pontuação “2” para sua atuação na mesa de produtos, frios e abordagem ao cliente. Isso quer dizer que ele pode não conhecer tão bem os produtos que ficam na mesa e isso prejudica sua abordagem ao cliente, por exemplo. Ou é alguém mais tímido e se sente pouco à vontade no trato direto com os frequentadores da padaria. Por outro lado, ele tem uma boa avaliação no caixa, provavelmente seja lá que ele deva estar na maior parte do tempo.

Quando algum funcionário atingir pontuação “4” em todos os setores, como é o caso do Milton no modelo acima, ele poderá também auxiliar no treinamento de outros colaboradores.

Organizando toda a rotina e cuidando das ações e capacitação dos funcionários, é possível fazer com que o atendimento levado ao cliente esteja sempre sendo aprimorado, contribuindo para melhores resultados da equipe e da empresa como um todo. Não deixe de investir nisso!