Os controles de produção ajudam a empresa a se manter saudável! Afinal de contas, ninguém quer perder dinheiro, ninguém quer perder mercado, não é mesmo? Para tanto a gestão no dia a dia é fundamental! E gerenciar significa executar controles de processos. No setor de produção, essas atividades são efetivamente relevantes. As empresas que possuem mecanismos de controle internos mais bem definidos potencializam seus recursos materiais, humanos e apre­sentam maior produtividade na comparação com a concorrência. Num cenário econômico em que os custos pressionam os negócios e afetam sua lucratividade, os controles são mecanismo importante.

Um erro que por vezes acontece em muitas empresas é produzir sem planejamento. Isso pode trazer perdas enormes, seja de matéria-prima, seja de dinheiro em espécie. Um produto fabricado excessivamente vai sobrar na gôndola. Num longo prazo, será um custo grande para a empresa, em termos de matérias-primas desperdiçadas, além do tempo despendido pelos funcionários para fabricar aqueles itens que ficaram parados na prateleira, que poderia ter sido direcionado para a produção de itens efetivamente procurados pelos clientes.

Mas controles de produção são realmente importantes?

São, tenha certeza! Muitas vezes, as padarias passam por problemas por desconhecimento ou por um gerenciamento fraco dos processos de produção. O que leva a isso é a falta de co­nhecimento das etapas de fabricação dos pro­dutos, do potencial prático de utilização dos equipamentos para otimiza­ção da rotina e dos funcionários.

Importante ainda é conhecer o perfil da equipe para aproveitar plenamente o potencial de cada funcionário. Com essas informações, torna-se possível identificar problemas, oportunidades e causas que dão origem aos resultados que a empresa constrói diariamente.

Pois formulários e controles são ferramentas que permitem adquirir essas informações, são imprescindíveis para o bom gerencia­mento da indústria. Ao acompanhar as etapas de fabricação de cada produto e registrar os respectivos dados, é possível descobrir quais equipamentos estrangulam a produção, o número de funcionários necessários na elaboração de um produto, o tempo gasto no desenvolvimento de cada etapa e de que maneira tudo isso interfere no planeja­mento.

Os resultados apresen­tados pelos controles são o re­trato do que acontece no dia a dia da produção, e devem ser usados para avaliar e obter infor­mações sobre os gargalos e melhorias necessárias, seja alterando procedimentos, remanejando a função de funcionários no setor de produção ou evidenciando a urgência de adquirir mais recursos para a empresa.

E lá na frente de loja também há reflexos positivos. Quando um cliente chega e encontra sempre aquele pão que gosta, no seu horário habitual de compra, ele solidifica a confiança na padaria. Ao ver as prateleiras bem abastecidas ele conhece o potencial da padaria, produtos diferentes e tem a chance de se tornar um consumidor fiel.

Internamente, monitorar a produção contribui para elevar a produtividade da equipe, otimizando o tempo de trabalho da mão de obra e a utilização dos recursos. À me­dida que o empresário conhece o que aconte­ce dentro da sua empresa, ele tem condições de adequar e organizar melhor o que será fabricado.

Três ferramentas para o controle da produção:

1. Planejamento de produção: o planejamento de produção permite saber o que a loja vende, quando e quanto vende é essencial para planejar a produção de panificados. Você pode criar um formulário listando todos os produtos panificados do mix da empresa. Na sequência, o gerente ou responsável informa os dias em que cada um é produzido, preenchendo essa tabela. No dia a dia, pode seguir essa orientação, passando a fabricar exatamente o que é necessário na área de venda.

2. Ordem de Produção: é o acompanhamento diário a ser realizado pela gerência de produção. Nesse formulário, são relacionados quais produtos foram solicitados e quais quantidades estavam programadas para serem fabricadas no dia, quanto de fato foi fabricado, e qual era a qualidade desse produto. Além disso, a tabela também permite acompanhar a performance de cada produto na loja, anotando sobras ou faltas.

3. Divisão de tarefas: para que a divisão dessas e outras tarefas coletivas seja justa e respeitada por todos, vale dividir adequadamente as atividades realizadas pelos colaboradores e criar um formulário que mostre essa divisão, orientando toda a equipe sobre o que cada um realiza no dia a dia. Isso facilita o trabalho de todos, que não se “embolam” no setor, pelo contrário, o trabalho de todos se soma no bom atendimento.

A partir de recursos simples é possível ter um controle maior sobre o que acontece no setor de produção. E a partir da monitoria correta e constante dessas informações, a equipe de colaboradores, a gerência e o empreendedor têm uma referência para guiar decisões. Esses recursos podem ser utilizados para evitar quebras, desabastecimentos e ampliar a produtividade dos recursos empregados.